Términos y Condiciones de Uso

1. ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS

Al registrarse y utilizar Sago One (en adelante, “LA PLATAFORMA”), el CLIENTE (en adelante, “EL USUARIO” o “EL EMISOR”) acepta plenamente estos Términos y Condiciones. Este acuerdo regula el uso del software como servicio (SaaS) para la gestión y emisión de Factura Electrónica bajo la normativa de la República de Panamá.

Si no está de acuerdo con alguna parte de estos términos, no debe utilizar nuestro servicio.

2. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO Y ROL DE INTERMEDIARIO

LA PLATAFORMA actúa como un proveedor de software intermediario. Nuestra función se limita a:

• Proporcionar la interfaz para la generación de documentos electrónicos conforme a la Ficha Técnica de la DGI.
• Transmitir la información de manera segura al Proveedor de Autorización Calificado (PAC) integrado.
• Almacenar y visualizar los comprobantes procesados en formato XML y PDF.
• Generar el CAFE (Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica) con código QR.

3. REQUISITOS PREVIOS DEL USUARIO (EMISOR)

Para utilizar el servicio, EL USUARIO declara y garantiza que:

• Posee un RUC (Registro Único de Contribuyente) activo y válido en Panamá.
• Ha realizado su registro ante el Sistema de Factura Electrónica de Panamá (SFEP) en la modalidad de Proveedor de Autorización Calificado (PAC).
• Cuenta con una Firma Electrónica Calificada vigente, expedida por una entidad certificadora acreditada en Panamá (Registro Público u otra entidad autorizada), necesaria para firmar los XML antes del envío al PAC.
• Es responsable de mantener la vigencia de dicha firma electrónica y renovarla antes de su vencimiento.
• Tiene credenciales válidas para conectarse al PAC (The Factory HKA u otro proveedor integrado).

4. INTEGRACIÓN CON EL PAC (PROVEEDOR DE AUTORIZACIÓN CALIFICADO)

LA PLATAFORMA se conecta vía API/Web Services con el PAC para la validación y autorización de facturas electrónicas.

• Autorización: EL USUARIO autoriza expresamente a LA PLATAFORMA a enviar sus datos de facturación al PAC en su nombre para su validación y certificación.
• Tiempos de Respuesta: LA PLATAFORMA no se hace responsable por latencia, caídas, tiempos de inactividad o errores originados exclusivamente en los servidores del PAC o de la DGI.
• Rechazos: Si un documento es rechazado por el PAC o la DGI debido a inconsistencias fiscales (ej. RUC incorrecto, ITBMS mal calculado, datos de cliente erróneos), la responsabilidad de corrección recae completamente sobre EL USUARIO.
• Folios: Cada documento enviado al PAC (autorizado o rechazado) consumirá folios según la política del PAC y el plan contratado.

5. RESPONSABILIDAD FISCAL Y LEGAL

El uso de LA PLATAFORMA no exime a EL USUARIO de sus obligaciones tributarias.

• Veracidad de los Datos: EL USUARIO es el único responsable de la exactitud de los montos, impuestos (ITBMS, ISC), descripciones, datos del cliente final y cualquier otra información ingresada en el sistema.
• Cumplimiento Fiscal: EL USUARIO debe cumplir con todas las obligaciones establecidas por el Decreto Ejecutivo 25 de 2022 y sus modificaciones, incluyendo la emisión obligatoria de factura electrónica cuando corresponda.
• Contingencia: En caso de falla de los sistemas (Internet, PAC o DGI), EL USUARIO debe conocer y aplicar los protocolos de Factura de Contingencia establecidos por la normativa vigente (uso de papel preimpreso o facturación offline según aplique), liberando a LA PLATAFORMA de multas por no facturación inmediata.
• Almacenamiento Legal: Aunque LA PLATAFORMA almacena las facturas en la nube, EL USUARIO tiene la obligación legal de conservar los XML y PDF por el plazo establecido por la ley (generalmente 5 años para prescripción tributaria).

6. REGISTRO Y CUENTA DE USUARIO

Para utilizar LA PLATAFORMA, EL USUARIO debe crear una cuenta proporcionando información precisa, completa y actualizada. EL USUARIO es responsable de:

• Mantener la confidencialidad de su contraseña y credenciales de acceso.
• Todas las actividades que ocurran bajo su cuenta.
• Notificar inmediatamente a LA PLATAFORMA sobre cualquier uso no autorizado de su cuenta.
• Actualizar su información de contacto, RUC y credenciales del PAC cuando sea necesario.

7. DISPONIBILIDAD DEL SERVICIO (SLA)

LA PLATAFORMA se esforzará por mantener una disponibilidad del 99.5%. Sin embargo, el servicio puede verse interrumpido por:

• Mantenimiento programado (notificado con al menos 24 horas de anticipación).
• Fallas en los servicios web de la DGI o del PAC.
• Problemas de infraestructura de terceros (proveedores de hosting, servicios en la nube).
• Causas de fuerza mayor (desastres naturales, cortes de energía, conflictos, pandemias).

En ningún caso LA PLATAFORMA será responsable por lucro cesante, pérdida de oportunidades de negocio o multas impuestas por la DGI derivadas de la indisponibilidad temporal del servicio ajena a nuestra negligencia directa.

8. PROTECCIÓN DE DATOS Y CONFIDENCIALIDAD (LEY 81 DE 2019)

En cumplimiento con la Ley 81 de 2019 sobre Protección de Datos Personales en Panamá:

• LA PLATAFORMA tratará los datos del USUARIO y de sus clientes finales únicamente para los fines de facturación y cumplimiento fiscal.
• Se implementan medidas de seguridad técnicas y organizativas (encriptación, control de acceso, auditorías) para proteger la información.
• EL USUARIO mantiene la titularidad de su base de datos de clientes y puede solicitar exportación o eliminación según lo permita la ley.
• LA PLATAFORMA podrá compartir la data fiscal estrictamente con el PAC y la DGI según mandato legal.
• No se compartirá información con terceros sin consentimiento expreso, excepto cuando sea requerido por ley.

9. PROPIEDAD INTELECTUAL

El software, código fuente, diseño, algoritmos, marcas y contenido de LA PLATAFORMA son propiedad exclusiva de UbicSystem. La suscripción otorga a EL USUARIO una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable.

EL USUARIO no podrá:

• Copiar, modificar o crear obras derivadas del software.
• Realizar ingeniería inversa o intentar extraer el código fuente.
• Sublicenciar, vender o distribuir el servicio a terceros.

10. PAGOS, SUSCRIPCIÓN Y FOLIOS

• Planes: El servicio se presta bajo modalidad de suscripción mensual o anual según el plan elegido.
• Consumo de Folios: Cada documento firmado y enviado al PAC (autorizado o rechazado) consume folios del plan contratado. Los folios adicionales se cobrarán según tarifa vigente.
• Suspensión por Falta de Pago: La falta de pago resultará en la suspensión inmediata del acceso a LA PLATAFORMA, impidiendo la emisión de nuevas facturas. La data histórica se conservará por 30 días, tras lo cual podrá ser eliminada.
• Reembolsos: No se realizan reembolsos por folios consumidos o suscripciones parcialmente utilizadas, excepto por causas imputables a LA PLATAFORMA.

11. USO ACEPTABLE Y PROHIBICIONES

EL USUARIO se compromete a utilizar LA PLATAFORMA únicamente para fines legales. Está estrictamente prohibido:

• Utilizar el servicio para actividades fraudulentas, ilegales o de evasión fiscal.
• Generar facturas falsas o con información deliberadamente incorrecta.
• Intentar acceder a áreas no autorizadas del sistema o vulnerar las medidas de seguridad.
• Interferir con el funcionamiento del servicio o realizar ataques de denegación de servicio.
• Compartir credenciales de acceso con terceros no autorizados.
• Usar automatización masiva (bots, scripts) sin autorización previa.

El incumplimiento de estas normas resultará en la suspensión inmediatade la cuenta sin derecho a reembolso.

12. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD

La responsabilidad máxima de LA PLATAFORMA ante cualquier reclamo, demanda o daño relacionado con este servicio, no excederá en ningún caso el monto pagado por EL USUARIO durante los últimos tres (3) meses de servicio anteriores al evento.

LA PLATAFORMA no será responsable por:

• Daños indirectos, incidentales, consecuentes o punitivos.
• Pérdida de ingresos, ganancias, datos o uso.
• Multas o sanciones impuestas por la DGI por errores en datos ingresados por EL USUARIO.
• Fallas en servicios de terceros (PAC, DGI, proveedores de hosting).

13. GENERACIÓN DEL CAFE Y CÓDIGO QR

LA PLATAFORMA genera automáticamente el CAFE (Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica)en formato PDF, el cual incluye:

• Representación gráfica del documento fiscal.
• Código QR que dirige a la consulta oficial en la web de la DGI.
• Datos fiscales completos conforme a la Ficha Técnica oficial.

El CAFE generado cumple con todos los requisitos del Decreto Ejecutivo 25 de 2022.

14. MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS

LA PLATAFORMA se reserva el derecho de modificar estos términos en cualquier momento. Las modificaciones entrarán en vigor 7 días después de su publicaciónen el sitio web y notificación por correo electrónico.

El uso continuado del servicio después de las modificaciones constituye aceptación de los nuevos términos.

15. TERMINACIÓN DEL SERVICIO

EL USUARIO puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde su panel de control. LA PLATAFORMA puede suspender o terminar el servicio si:

• EL USUARIO incumple estos Términos y Condiciones.
• Existe falta de pago por más de 15 días.
• Se detecta actividad fraudulenta o ilegal.
• Por orden judicial o administrativa.

16. LEGISLACIÓN APLICABLE Y JURISDICCIÓN

Este acuerdo se rige por las leyes de la República de Panamá. Cualquier disputa será resuelta en los tribunales competentes de la Ciudad de Panamá, Distrito de Panamá, República de Panamá.

Las partes renuncian expresamente a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

17. CONTACTO Y SOPORTE

Si tiene preguntas sobre estos términos o necesita soporte técnico, puede contactarnos:

• Email: soporte@sagoone.com
• Horario de atención: Lunes a Viernes, 8:00 AM - 6:00 PM (Hora de Panamá)